Training Document Control and Records Management

Apa Itu Training Document Control and Records Management?

Training Document Control and Records Management adalah program pelatihan yang membahas prinsip, metode, dan praktik pengendalian dokumen serta pengelolaan arsip secara sistematis. Pelatihan ini membantu peserta memahami cara mengelola siklus hidup dokumen, menerapkan sistem klasifikasi dan penomoran, mengendalikan revisi, mengatur masa retensi arsip, serta menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi. Dalam operasional organisasi modern, pengelolaan dokumen dan arsip yang efektif merupakan elemen penting untuk menjamin kelancaran proses bisnis, kepatuhan terhadap regulasi, keamanan informasi, serta kemudahan akses data. Dokumen yang tidak terkontrol dengan baik dapat menimbulkan berbagai risiko, seperti kehilangan data, penggunaan dokumen tidak valid, inkonsistensi informasi, hingga temuan audit dan masalah compliance. Di era digital saat ini, organisasi dituntut untuk memiliki sistem document control dan records management yang terstruktur, terdokumentasi, aman, dan mudah ditelusuri. Pengelolaan dokumen tidak hanya mencakup penyimpanan arsip, tetapi juga pengendalian siklus hidup dokumen mulai dari pembuatan, review, approval, distribusi, revisi, penyimpanan, retensi, hingga disposal. Sebagai penyelenggara pelatihan profesional, PT Cakra Biwa Consultant menghadirkan program Document Control and Records Management untuk membantu perusahaan meningkatkan kompetensi SDM dalam membangun sistem pengelolaan dokumen dan arsip yang efektif, efisien, sesuai standar, serta mendukung operational excellence dan audit readiness.

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan di cakra biwa consultant ini, peserta diharapkan mampu:

1. Memahami konsep document control dan records management
2. Mengelola siklus hidup dokumen secara efektif dan terstandarisasi
3. Mengembangkan sistem klasifikasi, numbering, filing, dan archiving dokumen
4. Mengimplementasikan kontrol revisi, approval, dan distribution management
5. Mengelola arsip fisik dan digital secara aman dan sistematis
6. Menyusun retention schedule dan disposal procedure
7. Mendukung kepatuhan, audit, dan information security

MATERI

1. Introduction to Document Control & Records Management
   • Basic concepts and terminology
   • Importance of document control in organizations
   • Relationship with compliance and audit
2. Document Lifecycle Management
   • Document creation and identification
   • Review and approval process
   • Distribution and accessibility
   • Revision and change control
   • Obsolete document handling
3. Document Classification and Numbering System
   • Document hierarchy
   • Coding and numbering methods
   • Document indexing system
4. Filing System Management
   • Physical filing methods
   • Digital filing structure
   • Filing best practices
5. Records Management Principles
   • Records identification
   • Active and inactive records
   • Storage requirements
   • Retrieval management
6. Archive Management
   • Archive categorization
   • Archive maintenance
   • Archive security and confidentiality
7. Retention and Disposal Management
   • Records retention schedule
   • Legal retention requirements
   • Disposal and destruction procedures
8. Electronic Document Management System (EDMS)
   • Digital document control system
   • Cloud storage and collaboration
   • Access rights and permissions
9. Version Control and Change Management
   • Version numbering
   • Master list management
   • Change request control
10. Information Security in Document Management
    • Data confidentiality
    • Access control
    • Backup and recovery
11. Audit Readiness and Compliance Documentation
    • Audit trail requirements
    • Evidence management
    • Common audit findings in documentation
12. Best Practice Implementation
    • SOP for document control
    • KPI for document management
    • Continuous improvement plan

✅ Siap bersaing, Siap naik level, Bersama PT CAKRA BIWA Consultant melalui Training Document Control and Records Management!

💬 [Cek Jadwal Program] 🔗 [Daftar Sekarang] 💬 [Konsultasi Gratis]

FAQ (Frequently Asked Questions)

1. Apa manfaat mengikuti Training Document Control and Records Management?

Pelatihan ini membantu peserta meningkatkan kemampuan dalam mengendalikan dokumen, mengelola arsip fisik dan digital, menjaga konsistensi informasi, serta mendukung kepatuhan dan kesiapan audit perusahaan.

2. Siapa yang perlu mengikuti pelatihan ini?

Pelatihan ini relevan bagi staf dan supervisor administrasi, document controller, pengelola arsip, staf manajemen mutu, tim kepatuhan, sekretaris, serta personel lain yang bertanggung jawab atas dokumentasi dan pengelolaan rekaman organisasi.

3. Apa perbedaan document control dan records management?

Document control berfokus pada pengendalian dokumen selama siklus hidupnya, termasuk pembuatan, persetujuan, distribusi, dan revisi. Sementara itu, records management berfokus pada pengelolaan rekaman atau arsip sebagai bukti aktivitas organisasi, termasuk klasifikasi, penyimpanan, retensi, penelusuran, dan pemusnahan sesuai ketentuan yang berlaku.

Jadwal Pelatihan Document Control and Records Management

Tanggal	Tempat	Kota
27 - 28 Oktober 2026	-	Yogyakarta
10 - 11 November 2026	-	Yogyakarta
1 - 2 Desember 2026	-	Yogyakarta