Office Admnistration and Document Control System

DESKRIPSI

Administrasi perkantoran dan sistem pengendalian dokumen merupakan tulang punggung kelancaran operasional organisasi. Pengelolaan dokumen yang tidak tertib dapat menimbulkan risiko kehilangan data, ketidaksesuaian informasi, serta lemahnya pengendalian internal. Oleh karena itu, diperlukan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dalam administrasi modern serta mampu menerapkan sistem Document Control yang efektif, rapi, aman, dan sesuai standar mutu. PT Cakra Biwa Consultant menyelenggarakan Pelatihan Office Administration and Document Control System untuk meningkatkan profesionalisme staf administrasi dalam mengelola arsip, korespondensi, dan sistem pengendalian dokumen secara terstruktur dan terstandar.

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta  diharapkan dapat:

• Memahami prinsip dan fungsi administrasi perkantoran modern.
• Mengimplementasikan sistem pengarsipan dokumen secara efektif dan sistematis.
• Menerapkan sistem pengendalian dokumen (document control system) sesuai standar organisasi.
• Memanfaatkan teknologi digital untuk pengelolaan dokumen dan arsip elektronik.
• Menjaga keamanan, kerahasiaan, serta integritas dokumen perusahaan

MATERI

1. Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Modern
   • Fungsi, ruang lingkup, dan tujuan administrasi kantor
   • Struktur organisasi administrasi dan peran sekretariat
   • Tantangan administrasi di era digital
2. Dokumentasi dan Tata Naskah Dinas
   • Jenis dan klasifikasi dokumen kantor
   • Format dan standar penulisan dokumen resmi
   • Tata cara penomoran, distribusi, dan pengarsipan surat
3. Prinsip Pengendalian Dokumen (Document Control Principles)
   • Konsep document control dalam sistem manajemen mutu
   • Siklus hidup dokumen (creation, review, approval, distribution, archive)
   • Version control, revision log, dan dokumentasi digital
4. Sistem Kearsipan Manual dan Digital
   • Metode pengarsipan (abjad, numerik, kronologis, subjek)
   • Penataan dan pemeliharaan arsip fisik
   • Pengenalan e-filing system dan digital document management tools
5. Penerapan Document Control System (DCS)
   • Langkah-langkah membangun sistem pengendalian dokumen
   • Pengelolaan dokumen internal, eksternal, dan rahasia
   • Pembuatan daftar induk dokumen (master list)
6. Digital Transformation in Office Administration
   • Pemanfaatan software pengarsipan dan workflow automation
   • Penggunaan cloud storage dan sistem akses terbatas
   • Best practice e-document management (SharePoint, Google Workspace, dll.)
7. Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
   • Prosedur keamanan dokumen fisik & digital
   • Kebijakan akses, backup, dan perlindungan data
   • Etika dan tanggung jawab pengelola dokumen
8. Workshop & Simulasi Praktik
   • Studi kasus pengelolaan dokumen proyek
   • Latihan membuat sistem file indexing dan version control
   • Simulasi audit dokumen internal

TRAINING METHOD

Presentation Discussion Case Study Evaluation  

FACILITIES

Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick up Participant (Khusus Yogyakarta)