Pengelolaan Dokumen dan Data Administrasi

DESKRIPSI

Pengelolaan dokumen dan data administrasi yang tertib, sistematis, dan aman merupakan fondasi penting dalam mendukung kelancaran operasional dan pengambilan keputusan organisasi. Dokumen dan data administrasi yang tidak terkelola dengan baik dapat menyebabkan keterlambatan pekerjaan, kesalahan informasi, hingga risiko kehilangan data penting dan masalah kepatuhan. Pelatihan Pengelolaan Dokumen dan Data Administrasi yang diselenggarakan oleh PT Cakra Biwa Consultant dirancang untuk meningkatkan kompetensi staf administrasi dalam mengelola dokumen dan data secara profesional, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Pelatihan ini menekankan penerapan standar kearsipan, pemanfaatan teknologi, serta prinsip keamanan dan kerahasiaan informasi dalam aktivitas administrasi sehari-hari.

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan di cakra biwa consultant ini, peserta diharapkan mampu:

1. Memahami konsep dan peran pengelolaan dokumen dan data administrasi.
2. Mengklasifikasikan dan menata dokumen sesuai jenis dan fungsi.
3. Mengelola data administrasi secara akurat dan terstruktur.
4. Menerapkan sistem penyimpanan dokumen fisik dan digital.
5. Menjaga keamanan, kerahasiaan, dan integritas dokumen serta data.
6. Mendukung efisiensi kerja dan kepatuhan administrasi organisasi.

MATERI

1. Konsep Dasar Pengelolaan Dokumen dan Data Administrasi
   • Pengertian dokumen dan data administrasi
   • Fungsi dan peran dokumen dalam organisasi
   • Siklus hidup dokumen dan data
2. Jenis dan Klasifikasi Dokumen Administrasi
   • Dokumen keuangan, kepegawaian, operasional, dan legal
   • Kodefikasi dan klasifikasi dokumen
   • Penentuan tingkat kepentingan dan kerahasiaan
3. Sistem Kearsipan Administrasi
   • Prinsip dasar kearsipan
   • Sistem penyimpanan (abjad, nomor, tanggal, subjek)
   • Tata cara penataan dan pemeliharaan arsip
4. Pengelolaan Dokumen Fisik (Hardcopy)
   • Prosedur penerimaan dan pencatatan dokumen
   • Penyimpanan dan pemeliharaan arsip fisik
   • Pengendalian peminjaman dan pengembalian dokumen
5. Pengelolaan Dokumen Digital (Softcopy)
   • Digitalisasi dokumen (scanning dan indexing)
   • Penamaan file dan struktur folder yang efektif
   • Penggunaan aplikasi penyimpanan digital
6. Pengelolaan Data Administrasi
   • Entri dan validasi data administrasi
   • Pengolahan data menggunakan aplikasi perkantoran
   • Penyusunan laporan berbasis data
7.  Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen dan Data
   • Pengendalian akses dokumen dan data
   • Perlindungan data dan backup
   • Pencegahan kehilangan dan kebocoran data
8. Retensi dan Pemusnahan Dokumen
   • Jadwal retensi arsip
   • Prosedur pemusnahan dokumen
   • Kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan organisasi
9. Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
   • Penyusunan SOP pengelolaan dokumen dan data
   • Implementasi dan pengawasan SOP
   • Evaluasi efektivitas sistem administrasi
10. Pemanfaatan Teknologi dalam Administrasi
    • Aplikasi perkantoran untuk pengelolaan dokumen
    • Sistem arsip elektronik (E-Archive)
    • Kolaborasi dan manajemen dokumen berbasis cloud
11. Audit dan Pengendalian Administrasi
    • Pemeriksaan kelengkapan dan ketertiban dokumen
    • Pengendalian internal administrasi
    • Perbaikan berkelanjutan sistem pengelolaan dokumen
12. Studi Kasus dan Praktik Pengelolaan Dokumen
    • Simulasi penataan dokumen dan data
    • Penyelesaian masalah administrasi
    • Best practice pengelolaan dokumen dan data administrasi

TRAINING METHOD

Presentation Discussion Case Study Evaluation  

FACILITIES

Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir